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Comment, j’utilise Omnifocus méthode GTD (Getting Things Done)?

Cela fait plus de 15 ans que j’utilise des outils de gestion de tâches GTD (Getting things done) dont Omnifocus. Je me suis intéressé très tôt à GTD sans prendre le temps de lire le, les livres de David Allen.

J’ai utilisé des outils comme EasyTask, disparu depuis longtemps, puis le toujours gratuit: NirvanaHQ. Nirvana était fourni avec une interface Web et une application smartphone (iPhone dans mon cas)

Je cherchais, au début, un outil pour simplement noter des tâches et y accoler des dates. Puis très vite je me suis mis à utiliser les contextes et les projets.

Depuis quelques années maintenant j’utilise Omnifocus, application uniquement sur Apple, Mac et iPhone..

Mais allons-y pour quelques explications plus détaillées.

Mon usage de GTD (Getting things done)

Je vous propose de parcourir un peu l’environnement que j’ai mis en place pour mon usage professionnel mais ausi privé, car c’est bien le but de cette méthode.

Il est illusoire de vouloir séparer complémentent ces deux parties de notre vie.. Nous n’avons qu’un seul cerveau, et la méthode GTD (Getting things done) nous aide à vider notre cerveau, globalement, pas juste une moitié…

Les éléments de base dans Omnifocus

Les projets

Nous avons tous, je l’espère, quelques projets. C’est le premier classement, ou catégories utilisé dans la méthode GTD (Getting things done), avec comme particularité que chaque tâche ne peut appartenir qu’à un seul projet.

Les logiciels laissent la possibilité de classer les projets dans des “classeurs”, ce qui permets tout de même de les grouper dans des projets “professionnels” et privé en première approche.

J’utilise donc des vrais projets.

Mais aussi d’autres classeurs de projets qui n’en sont pas vraiment.. ex: Courses, Sport, Lectures, etc.. C’est-à-dire des zone d’intérêt qui ne sont donc pas des projets avec un période temporelle définie, un début, une fin, mais un intérêt général..

J’en parlerai plus tard en abordant le sujet de P.A.R.A..

Les Contextes

Jusqu’à présent, la gestion des contextes est pour moi un des éléments essentiels. Chaque tâche pouvant être assignée de plusieurs contextes.

Je les ai groupé en différents catégories ou type:

  • Lieu: (Maison, Travail, Un nom de Magasin, une ville,..) cela me permets aisément lorsque je me trouve dans cet endroit de parcourir les tâches associées et d’agir. Cela peut être utilisé pour une liste de courses, mais aussi des actions plus simples. J’utilise aussi la géolocalisation de certains lieux, ainsi mon programme me rappelle les taches à faire dès que j’y arrive.. Pratique !!
  • Personnes: Encore plus simple ici, cette approche permets simplement de groupes les taches associées à une personne. Ainsi si j’ai plusieurs questions, sujets, ou actions à faire en la présence de quelqu’un de précis, je peux les afficher simplement grâce à ce contexte.
  • Autres contexte clés: J’ai défini également quelques autres contextes clés selon un usage spécifique:
    • Waiting: Pour toutes tâches pour lesquelles j’attends un retour de quelqu’un, un email ou autre. Cela me permets de revoir régulièrement les éléments en attente et de les relancer. Ce contexte groupé au Personnes me permets même de faire des rappels groupés, sur plusieurs sujets.
    • Phone: Simplement reprend la liste des actions, tâche associées à un appel téléphonique. Je suis seul, avec juste mon téléphone.. C’est le moment d’appeler..
    • Computer: J’utilise également quelques contextes associés à certains logiciels.
    • Mail: Des mails à rédiger..
    • ou Reply: Des mails auxquels répondre.

Ma routine

Ma routine est constituée de différentes étapes qui se répètent tous les jours ou semaine c’est selon.

Tout cela commence par:

Créer des tâches – Capture

Tout système commence par créer au moins une tâche.. c’est mieux.. Mais je ne fais pas cela n’importe comment

Une tâche compréhensible comporte un Verbe !

Une tâche doit être immédiatement compréhensible, a minima par soi-même, et cela aussi bien immédiatement que dans 2 semaines.. A cette fin, je choisis une courte phrase pour décrire la tâche qui comporte au moins un verbe, et je l’écris comme une action à faire.

ex:

  • Téléphoner à Max est mieux que Max tout seul.
  • Créer une page sur GTD est mieux que Page GTD

Je dépose alors toutes ces tâches dans l’INBOX du logiciel que j’utilise afin de les revoir plus tard.

Je crée donc les tâches au fur et à mesure que les idées arrivent, que les sollicitation, email,.. apparaissent ou lors de la création d’un projet et de sa découpe.

Vider l’Inbox – Clarifier – Organiser

Tous les jours matin, je parcours alors mon Inbox et classe les tâches dans des projets, que je crée éventuellement et leur associe des Contexte.

Une bonne routine est la clé du succès

Lors de la partie Organisation, planification, je décide aussi de leur associer des dates de réalisation et planifie ainsi ma journée et/ou les jours suivants.

C’est également le moment de revoir les projets, ou zone d’intérêt plus général et de peut être quelques fois nettoyer les tâches issues d’idées non abouties, ou que je ne trouve plus intéressantes.

Revue

Toutes les début de semaines, je revois les différents projets ouverts et les tâches associées. C’est un moment de calme où je dois effectuer une nouvelle planification des tâches ouvertes.

C’est également le moment de revoir les tâches du contexte Waiting et de prendre action: Un coup de fil, relance par email…

Action

Et bien sur, après ces différentes étapes, vient le temps de l’action, c’est donc une revue des différentes tâches à faire le jour même, selon la planification préalablement établie.

Et ces étapes se répètent ensuite toutes les semaines..

Mon logiciel

Omnifocus

Depuis plusieurs années donc, j’utilise omnifocus.

C’est actuellement, depuis la version 3, le logiciel avec peut être NirvanaHQ, que je trouve le plus adapté.

Bien sur, comme les autres, il est multiplate-formes, ( uniquement Mac hélas, mais dispose d’une interface WEB, encore un peu trop légère) et synchronise vos tâches partout, smartphone, desktop, Web.

Je le trouve par contre beaucoup plus souple en terme de vue et organisation, Il propose des projets, qui peuvent être classés dans des sous projets et des classeurs. Il propose des contextes variés également organisable en groupe et sous-groupe. Et enfin on peut créer des vues totalement paramétrable et différentes en fonction des projets.

Par exemple, la vue Waiting, reprend toutes les tâches en attentes avec un accès direct depuis la page de garde de l’application.

A titre d’exemple, Todoist, ne propose pas de groupes pour les Contextes (Tags) ni de vue personnalisées. De son coté NirvanaHQ est beaucoup plus figé. Ce qui peut être intéressant quand on démarre en GTD (Getting things done), cela peut servir de guide.. Mais par la suite, si leur point de vue ne nous convient pas totalement, c’est plus gênant.

Point négatif pour Omnifocus.. il est d’office payant, pas de version “dégradée” gratuite..

Pour conclure

Ceci est un aperçu de la manière dont je travail, si vous voulez en savoir plus, il y a bien sur quelques éléments dans mon article d’introduction et sur les différents sites de David Allen, et son livre bien sûr.